Τα σύγχρονα συστήματα email διατηρούν την αλληλογραφία μας σε email servers στο διαδίκτυο, ώστε να έχουμε πρόσβαση σε αυτά από οπουδήποτε, αλλά ακόμη και οι email servers έχουν όρια στο χώρο αποθήκευσης. Δείτε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook για backup ή για να δημιουργήσουμε χώρο στο email μας, αλλά και πως να το επαναφέρουμε εάν χρειαστούμε ξανά αυτά τα μηνύματα.
Πως δημιουργώ ένα Backup στο Microsoft Outlook
To να πάρουμε ένα backup στο Microsoft Outlook είναι πάρα πολύ εύκολο. Τα Backups αποθηκεύονται σε αρχεία PST (Personal Storage Table), τα οποία μπορούν να ανοίξουν απευθείας στο Outlook. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πως μπορούμε να το κάνουμε βήμα βήμα:
Ανοίγουμε το Microsoft Outlook στον υπολογιστή μας, κάνουμε click στο “File” στο ribbon. Μετά επιλέγουμε το Open & Export > Import/Export.
Κάνουμε click στο “Export To A File” και στην συνέχεια πατάμε στο κουμπί “Next”.
Από το επόμενο παράθυρο επιλέγουμε το “Outlook Data File” και κάνουμε click στο “Next” για να συνεχίσουμε.
Μπορούμε να επιλέξουμε έναν μεμονωμένο φάκελο, όπως τον “Archive” αλλά εάν επιθυμούμε να κάνουμε backup όλων σας των emails, κάνουμε click στο όνομα του mailbox μας, επαληθεύοντας ότι έχουμε επιλέξει και το “Include Subfolders” και στη συνέχεια κάνουμε click στο “Next.”
Από προεπιλογή, το αρχείο μας θα ονομάζεται “backup.pst” και θα αποθηκεύεται στον default φάκελο του Microsoft Outlook στον υπολογιστή μας. Μπορούμε φυσικά να αλλάξουμε τόσο την τοποθεσία του αρχείου αυτού όσο και την ονομασία του.
Εάν αποθηκεύσουμε το αρχείο με το ίδιο όνομα όπως ένα άλλο PST αρχείο στον ίδιο φάκελο, τα emails θα αποθηκευτούν στο ίδιο αρχείο. Αυτό ορίζεται από την ενότητα “Options”. Επιλέγουμε εάν επιθυμούμε να αντικαταστήσουμε, να δημιουργήσουμε ή να μην εξάγουμε καθόλου τυχόν διπλότυπα emails. Όταν έχουμε κάνει τις κατάλληλες ρυθμίσεις, πατάμε “Finish”.
Το Outlook θα δημιουργήσει το PST αρχείο στην τοποθεσία που του ορίσαμε. Meta-δεδομένα όπως ρυθμίσεις του φακέλου (εμφανίσεις, δικαιώματα και ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης), κανόνες και διευθύνσεις με ανεπιθύμητη αλληλογραφία δεν εξάγονται.
Χρησιμοποιήουμε τη λειτουργία backup για να κάνουμε ένα offline backup, προκειμένου να δημιουργήσουμε χώρο στο IMAP email του λογαριασμού μας ή προκειμένου να μεταφέρουμε τα emails μας σε έναν καινούριο λογαριασμό email, σε ένα καινούριο Microsoft Outlook ή σε μία καινούρια συσκευή.
Πως επαναφέρω ένα backup στο Microsoft Outlook
Τώρα που έχουμε δημιουργήσει ένα PST αρχείο, χρειάζεστε να μπορούμε να το εισάγουμε ξανά στο Microsoft Outlook, διαδικασία η οποία είναι εξίσου εύκολη με την εξαγωγή.
Ανοίγουμε το Outlook στον υπολογιστή μας, κάνουμε click στο “File” κι από εκεί επιλέγουμε Open & Export > Import/Export.
Στη συνέχεια επιλέγουμε το “Import From Another Program or File” και κάνουμε click στο “Next”.
Επιλέγουμε την επιλογή “Outlook Data File” και στη συνέχεια πατάμε “Next.”
Επιλέγουμε το PST αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε και επιλέγουμε εάν θέλουμε να αντικαταστήσουμε, να δημιουργήσουμε ή να μην εισάγουμε καθόλου τυχόν διπλότυπα emails. Όταν είμαστε έτοιμοι, πατάμε το “Next”.
Επιλέγου τον φάκελο που θέλουμε να εισάγουμε – ή όλο το mailbox εάν αυτό είναι που είχαμε εξάγει – και επιλέγουμε εάν επιθυμούμε να εισάγουμε τα αρχεία στον τρέχοντα φάκελο ή να επαναφέρουμε τη δομή φακέλων που είχαμε εξάγει.
Εάν επαναφέρουμε ένα backup ή μετακινούμε τα emails μας σε μία νέα συσκευή, ίσως θα θέλουμε να κάνουμε εισαγωγή στον ίδιο φάκελο και να επιλέξουμε τον λογαριασμό email στον οποίο θέλουμε να τα εισάγουμε. Αυτό θα δημιουργήσει την ίδια δομή φακέλων που είχαμε εξάγει σε PST. Όταν είμαστε έτοιμοι, πατάμε το “Finish”.
Τα emails μας τώρα θα εισαχθούν στο Microsoft Outlook. Εάν εισάγουμε emails από έναν διαφορετικό λογαριασμό και χρησιμοποιούμε τη μέθοδο IMAP ή MAPI, τα εισαχθέντα μηνύματα θα συγχρονιστούν με τον email server και θα μπορούμε να τα ανακτήσουμε από τις υπόλοιπες συσκευές μας.*
Ανάλογα τον όγκο των emails μας, η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει λίγο ή περισσότερο χρόνο μέχρι ο συγχρονισμός να έχει ολοκληρωθεί.
* Εάν είχαμε κάνει export για να δημιουργήσουμε χώρο στο email μας και τον mail server, επαναφέροντας τα emails ως IMAP ή MAPI είναι πολύ πιθανό να γεμίσει ο email server σας και να έχουμε πρόβλημα με την αποστολή και λήψη νέων μηνυμάτων. Στην περίπτωση αυτή καλό είναι να χρησιμοποιήσουμε μία διαφορετική διεύθυνση email ή να ρυθμίσουμε το Microsoft Outlook ώστε να δουλεύει ως POP3, το οποίο αντίθετα με το IMAP δε συγχρονίζει τον email server με βάση τον email client (εν προκειμένω το Microsoft Outlook). Εάν χρειάζεστε περαιτέρω οδηγίες για τη σύνδεση ως POP3 καλό είναι να συμβουλευτείτε το διαχειριστή ή τον πάροχο του email σας.
Σημειώστε ότι τα meta-δεδομένα όπως ρυθμίσεις φακέλων, κανόνες και λίστες ανεπιθύμητης αλληλογραφίας δεν εξάγονται στα PST αρχεία, συνεπώς είναι αδύνατο να εισαχθούν κατά την εισαγωγή και θα πρέπει να τα ξαναδημιουργήσετε.
Αν θέλετε να τα εφαρμόσουμε μαζί στη δική σας επιχείρηση, επικοινώνησε τώρα με την success team της Red Lemon.